Uma das maiores produtoras mundiais de celulose, matéria-prima do papel, a Celulose Nipo-Brasileira (Cenibra) adotou um sistema sofisticado de avaliação de desempenho dos colaboradores, a metodologia de competências no Sistema de Gestão ERP-SAP. A migração sistêmica tornou o processo mais ágil e confiável, possibilitou o acesso a informações antigas e a realização de comparações de dados do presente com os do passado. Entre os principais resultados obtidos com o novo método, estão a melhor gestão organizacional do processo e a introdução do feedback regular para os funcionários.

Desde o ano 2000, a Cenibra aplica avaliação de desempenho dos seus colaboradores. No início, a empresa utilizava formulários (do programa Word) e tabulava o resultado por planilhas (do programa Excel) na metodologia 180°. Com o passar do tempo, surgiu a necessidade de um processo informatizado que possibilitasse melhor gestão. Em 2007, a empresa terceirizou o desenvolvimento de um sistema que pudesse avaliar a função Gestão e Especialista na metodologia 360º e 270º por competência, sistema desenvolvido em plataforma Lótus Domino, denominado SAP. Ao todo, 73 funcionários das funções Gestão e Especialista passaram a ser avaliados pelo SAP, enquanto os demais empregados continuavam nos antigos formulários de papel.

Como o sistema funcionou bem, dois anos depois a Cenibra adotou o SAP também para avaliar a função Supervisão, aumentando o número de profissionais submetidos à nova metodologia para 171. Em 2016, a empresa decidiu incluir as funções Analista e Suporte no sistema e 1.197 funcionários passaram a ser avaliados com a nova tecnologia. Só os empregados que não possuíam acesso ao sistema – 809 pessoas, 40% do total – ficaram de fora.

Em um primeiro momento o sistema atendeu a demanda, sendo possível avaliar os empregados, mas o número crescia a cada ano, o que impactava a performance sistêmica, e ainda havia um contingente (40% dos empregados) sendo avaliado por papel. O sistema ficou pesado e a plataforma de desenvolvimento não mais atendia as necessidades da Cenibra, tanto em relação aos relatórios quanto à prática do feedback. Era necessário buscar uma alternativa.

A Cenibra já utilizava o sistema de gestão ERP-SAP para gerir as informações da área de Recursos Humanos – como a folha de pagamentos, os treinamentos, cargos & salários, entre outros – desde 2002. Chegava o momento de migrar a avaliação de desempenho para o SAP. Em 2017, um especialista de RH e um analista de TI buscaram conhecimentos e, internamente, sem consultoria externa, parametrizaram o sistema ERP-SAP com a metodologia 360º por competências, para analisar e gerir as avaliações dos colaboradores. Meses depois, a tecnologia foi aplicada para as funções Gestão e Especialista com bons resultados. A partir de janeiro de 2018, todos os empregados passaram a ser avaliados no SAP.

O setor de RH realizou uma reunião com os líderes das equipes informando sobre o projeto, o prazo de duração e os objetivos. Uma cartilha também foi distribuída aos funcionários. A metodologia utilizada foi a 360º por competências definidas de acordo com as funções dos profissionais. O sistema foi estruturado de forma a contemplar as funções Gestão, Especialista, Supervisão, Analistas, Suporte (técnicos e operacionais), compreendendo os métodos 90º, 180º, 270º e 360º, e escala de avaliação gráfica. Foi aplicado um modelo constituído por autoavaliação, avaliação do superior, avaliação dos pares e avaliação de subordinados (para executivos e supervisores). No primeiro ciclo do Sistema de Gestão ERP/SAP, foram avaliados em torno de 2.050 empregados.

RESULTADOS

Após a migração do sistema, observou-se ganhos mensuráveis para a Cenibra. Foi possível gerar resultados mais assertivos, efetuar comparações com os dados de períodos anteriores e, ainda, realizar feedbacks de forma sistêmica. Tudo mais ágil e seguro, com ótimo desempenho de performance. Visando melhorar e fomentar a necessidade do feedback, o sistema foi configurado para enviar mensagens de cobrança após a avaliação, bem como registrar pontos importantes para posterior construção do perfil do empregado.

Ao contrário do que ocorria anteriormente, o feedback passou a ser monitorado e temporizado, fortalecendo ainda mais a comunicação entre avaliador e avaliado. Os relatórios são gerados de forma simples; o início e o término do período do feedback são informados por e-mail e registrados no sistema, facilitando as ações de treinamento. Dos 85 empregados avaliados na função Gestão e Especialistas, 70% receberam feedback com menos de 30 dias após a conclusão da avaliação.

Uma nova plataforma para avaliar o desempenho do empregado foi desenvolvida, proporcionando um ambiente moderno e funcional. A migração também possibilitou a inserção de novas funcionalidades. A dinamização das políticas de recursos humanos ofereceu oportunidades de crescimento profissional, estimulou a produtividade e melhorou o relacionamento interpessoal. O registro de informações sobre o desempenho humano contribuiu para alcançar os objetivos da organização e melhorar os resultados da Cenibra.

Mais do que uma importante ferramenta de gestão de pessoas, a avaliação de desempenho contribui para desenvolver pessoas. A ferramenta possibilita um maior conhecimento das competências, habilidades e atitudes no exercício das atividades. A partir dela é possível buscar um desenvolvimento profissional mais assertivo, auxiliando o colaborador fazer a gestão sustentável da sua carreira profissional.

PASSADO E PRESENTE

Em 13 de setembro de 1973, a Companhia Vale do Rio Doce (CVRD) e a Japan Brazil Paper and Pulp Resources Development Co (JBP) fundaram a Cenibra, em Belo Oriente, Leste de Minas Gerais. O empreendimento de base florestal, contou com a transferência de tecnologia do Japão para o Brasil. Em 2001, a JBP adquiriu a participação da CVRD – atualmente denominada Vale –, assumindo o controle acionário da Cenibra. A JBP é um grupo de empresas japonesas, de larga experiência no relacionamento com o Brasil.

Hoje a Cenibra é uma das maiores produtoras mundiais de celulose branqueada de fibra curta de eucalipto, material que dá origem ao papel. O produto é comercializado no mercado mundial, sendo muito bem aceito por fabricantes de papéis especiais, para impressão e escrita, circuitos impressos, papéis sanitários, embalagens, entre outros.

Para o mercado externo, a vasta maioria das entregas são efetuadas via marítima através do Portocel – terminal especializado em celulose, do qual a Cenibra detém 49% das ações. O Portocel, que se localiza em Barra do Riacho, distante 70 km de Vitória, no Espírito Santo, é ligado à Cenibra pela Concessionária Estrada de Ferro Vitória a Minas S.A (EFVM), linha ferroviária por onde se dá a transferência da celulose a ser exportada. Para esse tipo de operação são utilizados 113 vagões completamente dedicados, com saídas diárias da fábrica para o porto. A empresa detém no porto uma área de estocagem de cerca de 53 mil m2.

Para a distribuição da celulose no exterior, a Cenibra mantém estoques em consignação nos principais portos da Europa e Estados Unidos e, mais recentemente, inaugurou uma nova operação em Changshu, na China, para atender àquele mercado.

AÇÕES NOS MUNICÍPIOS

Fundado em 2002, o Instituto Cenibra tem a missão de atuar no âmbito coletivo, sendo responsável por mudanças que levem ao bem-estar da sociedade. O Instituto prioriza o desenvolvimento integrado dos 54 municípios de atuação, por meio de ações orientadas, a partir da dispersão geográfica da base territorial, pelo Índice de Desenvolvimento Humano (IDH), e determinadas pela vocação econômica e identidade cultural das comunidades. Desde 2008, o Instituto possui o título de Utilidade Pública Federal. Entre as diversas vantagens desse título, está a possibilidade de isenção da cota patronal ao INSS e de outras contribuições sociais e o acesso a subvenções e auxílios da União Federal e suas autarquias.

Além de utilizar o IDH para orientar suas ações, o Instituto Cenibra tem como parâmetro o Índice Mineiro de Responsabilidade Social (IMRS). Responsabilidade da Fundação João Pinheiro, de Belo Horizonte, a base contempla todos os municípios do estado de Minas Gerais e contém indicadores relacionados às dimensões da saúde, educação, segurança pública, assistência social, meio ambiente e habitação, cultura, esporte, turismo e lazer, renda e emprego e finanças municipais. Todas as ações do Instituto consideram também a análise da vocação cultural e econômica dos municípios de atuação. Entre as estratégias de ação da Cenibra estão:

  • Realizar ações e firmar parcerias que contribuam para o desenvolvimento integrado e sustentável das comunidades de atuação.
  • Identificar e estimular potenciais de desenvolvimento regional.
  • Promover o diálogo constante, bem como manter canais de comunicação permanente com as comunidades.
  • Interagir com organizações governamentais e não governamentais.
  • Estimular a participação voluntária dos empregados e prestadores de serviços em ações socioambientais.