Em outubro de 2018, o Instituto do Câncer do Estado de São Paulo “Octávio Frias de Oliveira” (ICESP), que recebe diariamente 10 mil pessoas, entre pacientes, acompanhantes e colaboradores, implantou o projeto Ambulatório Sustentável. O objetivo era reduzir a quantidade de impressos no processo de agendamento de consultas, prescrição de medicamentos, pedidos de exames e orientação aos pacientes. Os ganhos, no entanto, foram muito além da diminuição de 14% no consumo de papel A4.

O consumo per capita de papel no Brasil é de cerca de 50 kg por ano – o equivalente a 10.600 folhas de sulfite tamanho A4. Para produzir uma única folha de A4, são utilizados, em média, 10 litros de água e 0,013% de um tronco de eucalipto, segundo dados da Water Footprint Network. Com um cálculo simples, podemos dizer que cada brasileiro consome uma árvore e meia de eucalipto por ano. No entanto, a mensuração desse consumo é mais complicada quando nos referimos a atividades com viés burocrático, que demandam uma quantidade sem-fim de formulários e guias em várias vias, ou a grandes empresas, onde circulam muitos documentos impressos.

Segundo dados da PricewaterhouseCoopers (PwC), cerca de 1 bilhão de cópias são feitas no mundo a cada dia, sendo que cada documento é copiado de 10 a 11 vezes. Grandes empresas perdem documentos a cada 12 segundos, o que resulta em um custo de recuperação estimado entre R$ 1.000 e R$ 1.500. Não estão contabilizados aqui os custos com armazenamento e guarda desses documentos, estimados em R$ 50 por cópia. Com tamanha papelada circulando e com a preocupação crescente com a preservação do meio ambiente, é natural que empresas e instituições busquem soluções mais sustentáveis para o uso do papel.

Instituto do Câncer, em São Paulo, realiza cerca de 730 mil atendimentos por mês

Este é o caso do Instituto do Câncer do Estado de São Paulo “Octavio Frias de Oliveira” (ICESP), o maior hospital especializado em tratamento de câncer da América Latina. Com 100% do seu atendimento pelo Sistema Único de Saúde (SUS), o ICESP atende cerca de 730 mil pacientes oncológicos por mês. Quem já passou por qualquer atendimento ambulatorial do SUS sabe que o processo é extremamente burocrático e que há muito papel envolvido da chegada até a liberação do paciente que passa por uma simples consulta. No ICESP, onde esse atendimento é feito do início ao fim do tratamento, só no primeiro trimestre do ano passado foram gastos no ambulatório 6.977 resmas de A4 – ou 3.488.500 folhas de papel sulfite, o equivalente a 462 troncos de eucalipto.

Para diminuir esse montante, o Instituto criou o projeto Ambulatório Sustentável e conseguiu, em poucos meses, uma redução de 14% no consumo de A4. No primeiro trimestre de 2019, o uso de papel caiu para 6.025 resmas, ou 3.015.500 folhas. Nesse processo, obteve outros ganhos, como agilizar o atendimento aos pacientes e economizar horas-homem de técnicos de enfermagem e oficiais administrativos que lidavam com a papelada.

O DESAFIO

Diariamente, o ICESP recebe cerca de 10 mil pessoas, entre pacientes, acompanhantes e colaboradores. Quando o paciente passa em consulta, já sai com exames, tratamento, retornos com o médico e encaminhamentos agendados. É um processo que demanda muito tempo, tanto do paciente quanto dos recepcionistas. Ao analisar o que levava a essa demora, o Instituto percebeu que um dos problemas era o volume de impressos gerados. Foi então que resolveu implantar o projeto de melhoria que mais tarde seria batizado de Ambulatório Sustentável. O foco inicial era reduzir em 10% o uso do papel no processo de atendimento ambulatorial e, consequentemente, diminuir o tempo de agendamento pós-consulta.

Com menos papel, o ambulatório pós-consulta do ICESP reduziu o tempo de atendimento ao paciente oncológico

Oito pessoas de diversas áreas (recepção, central de agendamento não presencial, enfermagem, tecnólogos, médico oncologista, médico cirurgião, sistemas e infraestrutura) integraram a equipe do projeto, que foi coordenado pela gerente de operações do ICESP, Erika do Amaral Cruz. Partindo do princípio que “se existia aquele volume de papel era porque havia algum motivo e que o papel não poderia ser cortado sem saber o porquê de sua existência”, elas realizaram um brainstorming para analisar ideias de aprimoramento. De outra forma, o tratamento do paciente poderia ser prejudicado.

MAPEAMENTO E AÇÕES

A primeira etapa do projeto foi o levantamento de indicadores de gestão de tempo de espera e atendimento. Nessa etapa foram mapeados os tipos de impressos utilizados no processo ambulatorial da instituição e a aplicabilidade de cada um deles para o fluxo ocorrer. A equipe fez acompanhamento presencial nos ambulatórios e nas recepções para mapear todo o fluxo do paciente e os impressos envolvidos em cada processo, desde a saída do consultório até o agendamento e a realização do exame e/ou procedimento.

Nesse acompanhamento, foram extraídos indicadores relacionados aos tempos de atendimento e, em especial, à quantidade de documentos impressos, como volume de impressão de APACs (Autorização de Procedimentos de Alta Complexidade), de receituários, de prescrição de exames e de resmas de A4 usadas. Em seguida, foi feita uma análise minuciosa do processo e determinada a meta atingível. A equipe de projeto mapeou as possíveis causas do alto consumo de papel e relacionou-as nas matrizes de causa e efeito e esforço/impacto do Diagrama de Ishikawa (Diagrama Espinha de Peixe).

O mapeamento identificou 26 causas potenciais, e a equipe trabalhou as principais, de acordo com a matriz de causa e efeito:

  1. Volume elevado de impressos gerados na consulta para posterior agendamento na recepção;
  2. Falta de assinatura/carimbo nos impressos;
  3. Autorização para encaixe não informada;
  4. Falta de indicação de data de retorno;
  5. Falta de preenchimento da APAC;
  6. Dificuldade de entendimento da grafia do médico;
  7. Perda de impressos entregues para o paciente.

A partir de então, foi determinado o plano com as ações de melhoria e programados os treinamentos internos para conscientização das áreas envolvidas.

Os planos de ações contemplavam a retirada de impressão da APAC e o envio online, com assinatura eletrônica, para a Secretaria Estadual de Saúde; a criação de um campo obrigatório na evolução médica no ERP TASY, usado no ICESP, para a indicação da data de retorno e autorização de encaixe; a solicitação de agendamento em outra especialidade no mesmo local da solicitação de interconsulta (TASY); a impressão frente e verso das receitas; e a unificação de todas as solicitações em um único impresso.

A maior mudança envolveu a retirada da impressão da APAC, o formulário de autorização para procedimentos de alta complexidade que deve ser encaminhado à Secretaria Estadual da Saúde (SES). Até a implementação do projeto, o atendimento precisava inserir no TASY os dados do paciente e da solicitação, imprimir, levar para o médico assinar e carimbar. Rotineiramente, o faturamento efetuava complementos, e o documento era novamente impresso e assinado pelo coordenador médico. Depois era enviado via malote para a SES. Muito tempo perdido nesse trâmite. Com a ajuda da Philips e o uso do certificado digital, o sistema TASY foi customizado para a assinatura eletrônica em lote das APACs finalizadas para envio à Secretaria de Saúde. Esse novo fluxo dispensou a necessidade de impressão da APAC e reduziu em 85% o volume de impressão dessas autorizações em toda a instituição.

TREINAMENTO E ENGAJAMENTO

Um dos desafios do projeto era a divulgação da alteração do processo para a equipe assistencial. Para isso, foi desenvolvido um treinamento com duração de 15 minutos e aproveitados os fóruns e as reuniões já existentes das áreas para apresentação do novo processo de solicitação e agendamento. Todos os envolvidos no atendimento ambulatorial participaram. Ao todo, 403 pessoas das equipes médicas, de enfermagem, nutrição, psicologia, fonoaudiologia, serviço social, administrativo e TI passaram pelo treinamento, num total de cinco horas de capacitação.

Desde o início do projeto, os envolvidos no processo de agendamento de consultas e procedimentos no ambulatório foram convidados a participar das discussões. Da equipe de oficiais administrativos da recepção até a equipe médica, todos puderam opinar sobre as oportunidades de melhorias para os problemas que viviam diariamente. A equipe do projeto realizava com eles reuniões de alinhamento semanais.

O engajamento das equipes pôde ser observado em diversos momentos do projeto. Na fase de levantamento das causas, os oficiais das recepções anotavam cuidadosamente cada impresso errado que recebiam. Nos treinamentos, todos demonstravam interesse no projeto e no resultado final. No dia da virada, todos ajudaram a encontrar soluções para problemas que não haviam sido mapeados antes e que surgiram na mudança de chave.

CONTROLE E RESULTADOS

O projeto do Ambulatório Sustentável durou seis meses. Começou em maio de 2018 e entrou em operação em novembro do mesmo ano. Atualmente, se encontra na fase de controle, que é realizado mensalmente com os indicadores de impressão. Quando é identificado algum desvio no indicador, imediatamente há uma reunião para alinhamento e revisão de processos, se necessário. O plano de controle estabeleceu itens que devem ser monitorados e acompanhados com frequência determinada. Os seguintes resultados foram observados durante essa fase:

  • Redução de 22% do volume dos impressos de receitas médicas emitidas para o paciente no ambulatório e pós-alta;
  • Redução de 85% do volume dos impressos da APAC em toda a instituição;
  • Redução de 57% do volume dos impressos de Pedidos de Exames;
  • Redução de 100% de impressos de solicitação de atendimento ambulatorial;
  • Redução de 14% no volume de folhas sulfites utilizadas nos setores ambulatoriais;
  • Projeção total de 50% de redução ao final das fases do projeto.

Houve ainda uma economia de horas-homem. Com a eliminação do processo manual da Solicitação de Atendimento Ambulatorial, foram economizadas 57 horas de um técnico de enfermagem e 80 horas de um oficial administrativo. Do lado do paciente, o controle indicou uma redução significativa no tempo médio de espera pós-consulta, que caiu de 25 a 40 minutos para 19 minutos. Uma pesquisa realizada com 373 pacientes no ambulatório mostrou que 96% estão satisfeitos ou muito satisfeitos com a quantidade de folhas e a qualidade da informação recebida após a implantação do projeto.

Para o segundo semestre deste ano estão previstas a redução de impressos no processo de alta da enfermaria, com todas as solicitações unificadas e enviadas por e-mail para agendamento posterior; a unificação das datas de agendamento para o paciente em uma única filipeta/protocolo; a implantação de um portal eletrônico para o paciente; e a criação de um aplicativo para consulta de futuros agendamentos.

O Ambulatório Sustentável impacta o setor de maior circulação do hospital que é o ambulatório – 67% dos atendimentos do ICESP ocorrem no ambulatório. Dessa forma, cerca de 1.200 pacientes que realizam consultas e novos agendamentos são afetados pelas novas diretrizes. Além do apoio institucional, foi necessário o alinhamento com a Secretaria Estadual de Saúde para eliminação da impressão de APAC. Com a eliminação do impresso de “Solicitação de consulta”, prevê-se a economia no deslocamento para a retirada e a entrega do formulário.

O projeto, que foi premiado pelo Benchmarking Brasil como sexto colocado na categoria Sênior de Melhores Práticas e Projetos de Sustentabilidade dentro da temática Educação, Informação e Comunicação Socioambiental, também ajudou a mitigar alguns paradigmas da utilização do papel no processo de um hospital 100% SUS, como a burocracia e a confiança no sistema utilizado pela instituição, e permitiu à organização realizar uma divulgação contínua de boas práticas de redução de impressos. Agora, a equipe do projeto trabalha na replicação para outras áreas do Instituto.

O ICESP

Inaugurado em maio de 2008, o Instituto do Câncer do Estado de São Paulo “Octavio Frias de Oliveira” (ICESP) está localizado na região central da capital paulista e integra o complexo do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (HCFMUSP), uma autarquia especial vinculada ao Governo do Estado de São Paulo. Ele é reconhecidamente o maior hospital especializado em tratamento de câncer da América Latina.

Com uma área de 84.000 m2 e 28 pavimentos, tem 499 leitos instalados (85 deles de UTI) e realiza cerca de 730 mil atendimentos/mês a pacientes com diagnóstico de câncer. Do seu corpo clínico fazem parte alguns dos mais qualificados profissionais do Brasil nessa especialidade. Uma característica essencial do Instituto é a inovação na assistência prestada, que permite ao paciente ter todas as fases de seu atendimento, do diagnóstico à reabilitação, integradas no mesmo local. O hospital é reconhecido como um centro de excelência nos âmbitos nacional e internacional. Desde sua implantação, a assistência, o ensino e a pesquisa formam o alicerce da instituição, que realiza 100% de seus atendimentos pelo SUS.

Case certificado pelo Programa Benchmarking Brasil, edição 2019.