Tecnologia é aplicada nas tarefas repetitivas da conciliação bancária, e empresa ganha em produtividade, eficiência e agilidade; tempo gasto em cada conciliação cai de 20 para 2 minutos
Tecnologia geralmente associada à indústria, principalmente à linha de produção no chão de fábrica, a robótica vem ganhando espaço de destaque no mundo corporativo. Mas não na forma de máquina e, sim, como software. Ao simplificar processos e reduzir custos de operações internas por meio de programas-robôs, a Automação Robótica de Processos (RPA, ou Robotic Process Automation) está sendo considerada a porta de entrada para a era 4.0. Os robôs podem ser facilmente programados para desempenhar tarefas tediosas, repetitivas ou mundanas (preenchimento de formulários e atualização de planilhas, por exemplo), aumentando a produtividade e permitindo a realocação de recursos, principalmente os humanos, para funções de maior complexidade cognitiva, como criação e análise.

Soluções de RPA são úteis para empresas que possuem muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam interagir de forma fluida e que atualmente são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam, manipulam e colam dados de um sistema para outro.

Embora sejam ferramentas enquadradas na área de automação cognitiva de processos, esses software-robôs se diferem da Inteligência Artificial por não poderem aprender. Em vez disso, os humanos os programam com tarefas específicas que podem ser repetidas à exaustão.

Um exemplo comumente dado para esse tipo de aplicação é o de um banco que implantou 85 robôs para lidar com 1,5 milhão reclamações por ano, que seriam atendidas por 200 pessoas trabalhando em tempo integral, mas com custo 30% superior. Esse tipo de ROI (Return of Investment) é responsável pelo crescimento explosivo da RPA em vários setores nos últimos anos e é o que vai torná-la onipresente. A consultoria Forrester estima que daqui a dois anos, o mercado de RPA vai chegar a US$ 2,9 bilhões (em 2016, era de apenas US$ 250 milhões), enquanto a Deloitte afirma em seu relatório que 78% das empresas têm planos de investir em soluções robóticas nos próximos três anos. Se essa tendência continuar, garante a empresa, em cinco anos a adoção será universal.

Além de aumentar a produtividade, a robótica permite a redução em até 80% dos gastos em atividades operacionais e a eliminação de erros humanos com consequente aumento do compliance. É uma solução escalável, com capacidade de se adaptar às circunstâncias e desempenhar sua função 24 horas por dia, sete dias por semana, a uma velocidade que o ser humano dificilmente consegue atingir. Seus defensores pregam que 60% do trabalho realizado nas empresas têm potencial de ser automatizado.

Foi pensando justamente nos benefícios trazidos pela RPA para áreas da empresa com um sem-número de tarefas repetitivas que a Mazars, auditoria e consultoria empresarial, adotou a RPA no processo de Conciliação Bancária, uma atividade manual, recorrente e de alto volume que necessita de grande precisão. Implantada no início de 2019, a automação robótica resultou em uma economia de tempo de 50% para o pessoal que antes desempenhava a tarefa manualmente.

ESTUDO DE CASOS

A implantação da RPA na Mazars começou com uma busca por conhecimento sobre o tema e com a aquisição de uma empresa de soluções de RPA para manter a operação dentro de casa. Uma equipe composta por gerentes de projetos, analistas de negócios e se debruçou sobre casos de sucesso para entender se, como e onde a automação de processos poderia ser aplicada na companhia.

Durante dois meses e meio investiu no entendimento de regras funcionais, operacionais e principalmente na padronização de alguns processos. Nessa busca, o time se perguntou como deveria otimizar a operação do negócio para ter uma robotização que gerasse produtividade com a devida qualidade para o crescimento sustentável. Estabeleceu, com isso, os três pilares de transformação: maturidade em padronização, processos e qualidade. Com estudos fundamentados, a empresa desenvolveu um plano de investimento, estabeleceu a logística funcional de adaptação da organização e iniciou sua jornada de RPA Corporativo.

PROCESSO REPETITIVO

Por entendê-lo como commodity de mercado, a equipe envolvida escolheu o processo de Conciliação Bancária para o pontapé inicial da robotização. Para quem não está familiarizado com o termo, conciliação bancária é um modo de controle administrativo e contábil de saldos em dinheiro de várias contas bancárias. A conciliação faz a correspondência desses saldos no livro Razão e no Livro Diário e aponta divergências em um relatório consolidado. Para corrigir os erros e as ocorrências anormais apontadas nessa correspondência é feita uma análise contábil e, se necessário, uma investigação mais aprofundada e urgente, uma auditoria.

A Mazars optou por automatizar a primeira etapa da conciliação – justamente a que tem por padrão uma rotina diária de processos repetitivos e simultâneos. Manteve, no entanto, a intervenção humana na análise contábil e na auditoria. A decisão levantou um novo desafio. A empresa precisava descobrir como trazer mais crescimento e produtividade a um grupo polivalente na esfera operacional sem aumentar o quadro de colaboradores. Optou por encaixar o robô na camada de fundação, na conexão com as plataformas bancárias, coleta e guarda dos dados, processamento e tratamento das informações, encaminhamento das operações, integração com o ERP, conciliação financeira e apuração do resultado.

O próximo passo foi desenvolver um script de conteúdo e identificar os pontos em que a mão de obra humana seria substituída pela robotizada. Em alguns casos, os colaboradores levavam até 15 minutos para executar tarefas de conciliações de uma única conta, em um trabalho altamente manual e repetitivo. Foi decidido que a primeira onda seria aplicada nessas tarefas.

A equipe desenvolveu o script, realizou uma prova de conceito a fim de sustentar o projeto e materializar as ideias, escolheu o cenário e rodou a solução. O teste rodou por duas semanas.

O resultado surpreendeu pela qualidade do conteúdo e pela rapidez. O objetivo foi alcançado.

Em seguida, veio a fase de maturação, que identificou situações novas e desconhecidas que foram resolvidas com a correção do script. Em um mês, o robô já estava apto a realizar cerca de 90% das operações sozinho. O amadurecimento seguiu até o ponto em que as pessoas que faziam todo o processo de conciliação bancária passaram a receber o relatório concluído já dentro do ERP e a se dedicar à análise dos dados trazidos e aos pontos de atenção apontados. Ou seja, o capital humano passou a cuidar da parte analítica de forma mais produtiva e assertiva e em um tempo muito menor do que o esperado pelos clientes.

RESULTADOS

A primeira onda de RPA, implantada no departamento financeiro da Mazars, conseguiu reduzir o tempo nas atividades repetitivas de uma única conciliação de 20 para 2 minutos. Além da redução do tempo no processamento dessas informações, a empresa ganhou maior eficiência e agilidade no processo, diminuiu a quantidade de erros e aumentou sua produtividade.

Até o final deste ano, a empresa prevê o desenvolvimento de mais quatro scripts operacionais que serão implantados nas áreas de recursos humanos, paralegal/jurídico e desenvolvimento de negócios.

O próximo passo da organização rumo à indústria 4.0 é aplicar inteligência na automação de processos, de modo a permitir que as ferramentas aprendam e tenham uma visão comportamental do negócio. Mas isso é outra história.

A MAZARS

Criada em 1940 na França, a Mazars tem sede em Paris, 23 mil colaboradores e presença em 89 países da Europa, da Ásia, da África, do Oriente Médio, da América do Norte e da América Latina. No Brasil, onde tem seis escritórios e 800 funcionários, começou em 2002 a partir da iniciativa de José Eduardo Cabrera Fernandes.

A empresa atua nas áreas de Auditoria, Consultoria, Financial Advisory Services, Serviços Tributários e BPO e oferece atendimento multidisciplinar e conhecimento da cultura de cada setor em que atua, o que lhe confere expertise nas áreas de varejo, indústria, seguros, financeira, imobiliária, energia, governo e terceiro setor.