Ao assumir a administração dos aeroportos de Porto Alegre e Fortaleza, em 2018, a Fraport Brasil integrou um sistema de gestão às aplicações de folha de pagamento, billing e de documentos fiscais. Conseguiu, com isso, cortar despesas com backoffice terceirizado, garantir a gestão de seus negócios com recursos próprios, obter relatórios mais completos, que tornaram a tomada de decisão mais eficiente, e reduzir a incidência de erros e o tempo de envio de balanços para a Fraport AG.

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Em 2011, o governo federal deu início ao programa de concessão da infraestrutura aeroportuária brasileira, com o objetivo de atrair investimentos para ampliar e aperfeiçoar portos e aeroportos e promover melhorias no atendimento aos usuários do transporte aéreo. As concessões de aeroportos começaram pelo Aeroporto de Natal, em São Gonçalo do Amarante (RN). Visando melhorar a qualidade dos serviços e acelerar a execução das obras necessárias ao atendimento da demanda, do crescimento do setor no país e da realização de grandes eventos, como a Copa do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos de 2016, em 2012, foram licitados os aeroportos de Brasília (DF), Guarulhos e Viracopos (SP). Um ano depois, foi a vez do Antônio Carlos Jobim – Galeão (RJ) e do Tancredo Neves – Confins (MG).

Em 2017, mais quatro aeroportos foram concedidos: Pinto Martins (CE), Luiz Eduardo Magalhães (BA), Hercílio Luz (SC) e Salgado Filho (RS). Em março de 2019, mais 12 aeroportos foram leiloados, com investimento previsto ao longo do período de concessão de R$ 3,5 bilhões para ampliação e manutenção dos terminais. Até o momento, 22 aeroportos estão sob concessão da iniciativa privada, que já investiu ao todo, em oito anos, mais de R$ 13,5 bilhões. Outros 22 devem ser leiloados na próxima rodada de concessões, em 2020.

Em janeiro de 2018, quando assumiu a administração dos aeroportos internacionais Salgado Filho, em Porto Alegre (RS), e Pinto Martins, em Fortaleza (CE), a Fraport Brasil, subsidiária da alemã Fraport AG, estava iniciando suas operações no país. O contrato de concessão é de 25 anos, e a empresa terá que investir, ao longo desse período, muito dinheiro para promover as melhorias necessárias. Em Porto Alegre, os investimentos das obras estão estimados em R$ 1,8 bilhão.

DESAFIO E SOLUÇÃO

Até o início das rodadas de concessão, os aeroportos brasileiros eram administrados por um operador estatal e estavam com sua infraestrutura sucateada. A Fraport encontrou nos dois aeroportos brasileiros sob sua administração a infraestrutura e a tecnologia defasadas e viu que seria necessário dar bastante atenção à expansão de terminais, modernização de áreas de check-in, de embarque e de desembarque e à ampliação das pistas, entre outras melhorias previstas no contrato de concessão.

Um dos grandes desafios seria implantar um sistema de gestão que desse suporte às operações e aos processos de contabilidade, ativo fixo, contas a pagar, contas a receber, compras e fosse conectado com o sistema de faturamento e folha de pagamento.

A empresa tinha como meta iniciar a operação em janeiro de 2018 e, para isso, teria que implantar rapidamente os sistemas que dariam suporte à operação. O foco inicial foi dado em processos mais específicos, como faturamento, folha de pagamento e gestão de aeroportos. Nos primeiros meses de operação, o backoffice foi assumido por uma empresa terceirizada, que fazia a gestão de contas a pagar, contabilidade e folha de pagamento. Mas essa solução era temporária. A empresa queria um sistema próprio, que auxiliasse a tomada de decisão, definisse processos e tornasse a operação brasileira mais eficiente.

Responsável pelo gerenciamento de mais de 30 aeroportos em todo o mundo, a Fraport AG já utilizava o sistema ERP da SAP em Frankfurt com muitos ganhos para a operação, então, a opção pelo S/4HANA (nova geração da suíte de negócios da SAP) no Brasil foi fácil. O S/4HANA foi desenhado para simplificar processos empresariais e apresentar as aplicações aos usuários em vários tamanhos de telas, como de smartphones, notebooks e tablets.

Definido o sistema, o passo seguinte foi a escolha de um parceiro de confiança que pudesse implementar o ERP rapidamente, uma vez que a meta era iniciar a operação dos dois aeroportos em janeiro de 2018, nove meses depois de vencer a licitação. Parceira de longa data da Fraport, assim como a SAP, a T-Systems tinha amplo conhecimento das operações de aeroportos e sólida experiência na implementação do S/4HANA, então, a opção por ela foi natural. A T-Systems é uma empresa do grupo Deutsche Telekom, que fornece soluções de Outsourcing de Tecnologia da Informação e Comunicações e está presente em 20 países. No Brasil, a empresa está desde 2001, com 13 escritórios e dois data centers.

DEFINIÇÃO DE ESCOPO E EQUIPE

O primeiro passo para a implementação do S/4HANA foi alinhar com a alta gestão da Fraport os principais objetivos, premissas e expectativas do projeto. Depois disso, foi definida a equipe envolvida no projeto. Ao todo, 23 pessoas da Fraport e 7 consultores da T-Systems participaram da implementação, que começou em dezembro de 2017, já fazendo uso da metodologia Activate, dentro do conceito Ágil, para identificar gaps nos processos e corrigi-los rapidamente.

Essa metodologia divide um projeto em vários miniprojetos para ganhar agilidade e minimizar os riscos no desenvolvimento de um software em curtos períodos de tempo (iterações). Cada um desses miniprojetos passa pelas fases de planejamento, análise de requisitos, elaboração do projeto, codificação, teste e documentação e pode ser implantado sem riscos ao fim de cada iteração, quando a equipe responsável reavalia as prioridades do projeto para iniciar o desenvolvimento de novas funcionalidades.

Como não havia histórico ou documentação de processos nos aeroportos brasileiros, o projeto do S/4HANA foi iniciado do zero, o que contribuiu para agilizar a implementação do sistema. Key users e gestores foram apresentados ao funcionamento do sistema, fazendo correções nos momentos em que havia discordância.

PROJETO EM 4 ETAPAS

De 11 de dezembro, quando foi iniciado, até 1º de março de 2018, quando o sistema entrou em produção, o projeto passou por quatro etapas: Preparar, Explorar, Fazer e Implantar. Na primeira etapa, a equipe configurou o projeto, fez a autocapacitação e criou um sistema inicial. Duas semanas depois, foi iniciada a segunda etapa, com a validação do sistema inicial, o fechamento de lacunas, a determinação da configuração de valores e a aprovação de uma versão e do plano de largada. Na terceira etapa, iniciada em 22 de janeiro logo após a aprovação da versão, a equipe fez o passo a passo da solução, a migração dos dados e os testes necessários. Essa foi a fase mais longa. Durante os testes, algumas estratégias de aprovação foram reajustadas, assim como o fluxo de trabalho da aprovação de compras e pedidos.

A terceira etapa foi a de transição e entrada do sistema em produção, com a preparação da equipe operacional e de suporte para o uso do S/4HANA. Em primeiro de março, o ERP entrou em produção e, seis dias depois, foi liberado para as áreas de negócios. O sistema estava integrado inicialmente com as aplicações de folha de pagamento e billing e com o sistema MasterSaf, de gestão de documentos fiscais. Hoje, dá suporte a todos os processos de backoffice dos dois aeroportos brasileiros administrados pela Fraport: contabilidade, contas a pagar e a receber, ativo imobilizado, processo de compras (requisição, ordem e workflow de aprovação), gerenciamento de estoque, controle, centros de custo, ordens internas e centros de lucro.

E como o sistema fica hospedado na nuvem da T-Systems, a empresa também utiliza o SAP Fiori (tecnologia que torna a interface do S/4HANA responsiva para vários tamanhos de tela) para a realização de aprovações via dispositivos móveis.

RESULTADOS

Os primeiros resultados foram sentidos de saída, quando a Fraport passou a ter a gestão integrada do seu negócio no Brasil e a acessar informações essenciais para a tomada de decisão. Além disso, passou a ter mais confiança nos dados para a preparação de relatórios sobre as operações dos dois aeroportos. Todos os relatórios do primeiro trimestre de 2018 foram feitos no sistema da SAP, sem nenhum atraso.

Outro benefício trazido pelo S/4HANA foi a eliminação de despesas com a terceirização dos sistemas de backoffice. A Fraport passou a fazer, ela mesma, a gestão de seu negócio de ponta a ponta, com recursos próprios. Antes, os dados operacionais ficavam hospedados na rede da terceirizada e a confecção de relatórios automatizados não existiam. Com a gestão na palma da mão, as operações locais da Fraport conseguem fechar seus balanços e enviar os relatórios em três dias, contra os sete dias no modelo anterior.

A FRAPORT

A Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide é uma das empresas líderes no mercado global de aeroportos. Seu portfólio inclui a gestão de 30 aeroportos pelo mundo, pelos quais mais de 230 milhões de passageiros passaram em 2018. Só o Aeroporto de Frankfurt, na Alemanha, recebeu mais de 69 milhões de passageiros no ano passado.

Em um processo de licitação internacional, a Fraport AG conquistou a concessão dos aeroportos de Porto Alegre e Fortaleza pelos próximos 25 e 30 anos, respectivamente, com a missão de oferecer ao país aeroportos modernos, eficientes e focados no cliente.