Empresa adotou solução de processos de negócios para guarda eletrônica de documentos e para otimizar o fluxo de venda de veículos em suas concessionárias. Com isso, conseguiu reduzir o tempo de faturamento em 80% – de 10 para 2 dias – e economizar R$ 8.000 por mês com custos de impressões e cópias de documentos.

As vendas do setor automotivo, no primeiro semestre deste ano, registraram crescimento de 10,5% em relação ao mesmo período de 2018. Apesar disso, o aumento no número de emplacamentos ainda está 27,6% abaixo de 2013, ano que é considerado um marco histórico para o setor, com quase 4 milhões de veículos vendidos. Em 2014, o mercado entrou em crise, afetado pela queda no consumo provocada pelo aumento das taxas de desemprego e pelo baixo índice de confiança do consumidor. No ano seguinte, os pátios das montadoras tinham 345 mil veículos parados, mostrando que o desequilíbrio entre a produção e a demanda tinha chegado ao ápice. Isso teve reflexo direto sobre as revendas autorizadas. Segundo a Federação Nacional de Distribuição de Veículos Automotores (Fenabrave), 1.047 concessionárias de veículos deixaram de funcionar em todo o país.

O descompasso continuou em 2016. O setor registrou queda de 20,5% em relação a 2015. Planos de demissões voluntárias, fechamento de fábricas, mais concessionárias fechadas e layoffs marcaram o ano. Em 2017, o mercado automotivo voltou a acelerar.  As vendas de carros novos cresceram quase 10% em relação ao ano anterior, chegando a mais de 1,8 milhão de emplacamentos, segundo a entidade. As concessionárias que sobreviveram à crise tiveram que se modernizar, já que a principal característica desse segmento não é a venda pelo menor preço, mas a qualidade do serviço prestado.

Foi o que fez o Grupo Remaza, empresa conhecida no mercado de consórcios de bens móveis e imóveis, mas que também atua em outros segmentos, entre os quais o de venda de veículos novos e usados por meio de concessionárias das marcas Honda e Chevrolet. Em 2017, para sobreviver à crise do setor, com poucas vendas e margem de lucro reduzida, e evitar o fechamento de lojas, a empresa decidiu otimizar custos. Em um primeiro momento, optou pelo tradicional: cortar funcionários.

Paralelamente, estudava uma forma de reduzir os custos administrativos gerados pelo arquivamento da papelada resultante das transações de veículos e que ocupava vários andares de um prédio no bairro do Ipiranga, na Zona Sul de São Paulo. Manter esse prédio tinha custo elevado, e a Remaza viu que a melhor maneira de aproveitar o espaço de forma inteligente e cortar gastos seria eliminando papel. Atualmente, 65% dos carros vendidos no Brasil têm um veículo seminovo na troca e, em média, essa venda envolve a entrega de 50 documentos por cliente, com cópias, impressões e malotes. Mas como eliminar essa papelada e seguir a legislação, que exige a guarda desses documentos por pelo menos um ano? Em um único mês, a empresa tinha que guardar mais de 400 mil páginas de documentos resultantes da venda de automóveis e de motos.

A Remaza pesquisou no mercado soluções que pudessem transformar toda aquela quantidade de papel em arquivos digitais com validade legal e encontrou empresas que ofereciam soluções e serviços de guarda eletrônica de documentos (GED). Mas nenhuma delas entendia as especificidades do mercado concessionário de automóveis. Ao continuar a busca por uma solução, a Remaza encontrou a Vianuvem, que oferecia serviços de GED e estava se especializando no atendimento de concessionárias.

Na primeira reunião com a Vianuvem, Ivete Sales, gerente administrativa sênior do Grupo Remaza, percebeu que poderia implantar na empresa não uma solução de GED, mas um sistema de gerenciamento de processos de negócio (BPMS) que resolveria a um só tempo problemas como o de guarda de documentos; fluxo do processo de vendas, otimizando o tempo de faturamento dos veículos e reduzindo a necessidade de papel às cópias dos documentos pessoais dos clientes (RG, CPF, comprovante de endereço); além de mais flexibilidade no gerenciamento dos processos dos vendedores das 21 concessionárias.

Em menos de um ano, as concessionárias do grupo – Honda Daitan (2 e 4 rodas) e Chevrolet Primarca (4 rodas) – conseguiram reduzir o tempo de faturamento em 80% e economizar R$ 20 mil por mês com motoboys e malotes, entre outros ganhos.

GERENCIAMENTO DE PROCESSOS

As soluções de BPM (sigla para Business Process Management) trazem um conjunto de boas práticas de gerenciamento desenvolvidas com o objetivo de organizar, facilitar e automatizar processos organizacionais, garantindo que o fluxo siga o caminho planejado sem que nenhuma atividade seja pulada ou negligenciada. Elas oferecem uma abordagem de gerenciamento adaptável, permitem ter uma visão do negócio como um todo e possibilitam uma melhor tomada de decisões. Entre os benefícios da tecnologia estão:

  • Aumento da transparência;
  • Controle da performance;
  • Maior produtividade;
  • Maior eficiência; e
  • Redução dos custos.

Por meio de APIs, as soluções BPM podem ser integradas a diversos tipos de sistemas de gestão, como ERP, HRM, SCM, ECM e CRM. Sua utilização vem crescendo nos últimos anos de maneira significativa, dada à rapidez com que melhora os processos operacionais nas empresas. As ferramentas desenvolvidas dentro desse conceito são chamadas de Sistemas de Gestão de Processos do Negócio (BPMS) e permitem mapear, executar e monitorar o andamento dos processos de forma rápida e barata, possibilitando aos gestores analisar a alterar esses processos baseados em dados reais e não apenas por intuição.

O tempo de implantação de uma ferramenta BPMS varia conforme a quantidade e a complexidade de processos da empresa. Nas concessionárias do Grupo Remaza, foi aplicada, inicialmente, ao processo de faturamento de veículos e levou cerca de 30 dias para entrar em operação e três meses para maturar. Desenvolvida há quatro anos para atender o mercado de concessionárias de veículos, a plataforma on-line da Vianuvem é de fácil implantação e dá ao cliente total liberdade para criar fluxos de processo com o simples arrastar e soltar de modelos pré-definidos pela ferramenta e sem depender do desenvolvimento de tecnologia. Segundo o CEO da Vianuvem, Fredy Evangelista, o que outros sistemas demoram de seis a oito meses para fazer, com esse modelo de BMPS, que é No Code e parametrizado em desenhos visuais, leva-se menos de um mês.

O primeiro passo da implantação do Vianuvem na Remaza foi o mapeamento dos processos envolvidos no faturamento de um veículo. Uma equipe de quatro pessoas (duas da Remaza e duas da Vianuvem) levantou todas as etapas da venda:

  • Vendedor faz o pedido de compra do veículo ao DMS;
  • Vendedor imprime o pedido de compra;
  • Cliente assina o pedido de compra;
  • Vendedor faz cópia dos documentos e do comprovante de residência do cliente;
  • Vendedor faz cópia dos documentos do veículo (caso de compra e venda de usados ou de veículo usado como parte do pagamento);
  • Vendedor digitaliza os documentos e envia por e-mail para a Central;
  • Central confere a documentação e envia por e-mail para o Faturamento, se estiver ok, ou devolve para o vendedor, se estiver faltando alguma coisa;
  • Faturamento fatura o veículo e envia por e-mail para o Financeiro;
  • Financeiro confere se pagamento está ok, imprime toda a documentação e envia, por malote, para o despachante;
  • Despachante envia, por malote, a documentação ao Detran para licenciamento;
  • Detran libera o licenciamento para o despachante;
  • Despachante envia a liberação para emplacamento à concessionaria;
  • Concessionária agenda o emplacamento e libera o veículo para o cliente;
  • Tempo de duração do processo: 5 dias;
  • Total de folhas impressas: 30 (média).

A partir desse mapeamento foi possível determinar a complexidade do projeto e desenhar o fluxo de faturamento de veículos na ferramenta BPMS. O tempo de conferência de documentação ficou mais eficiente, pois o processo agora só segue para a próxima instância se todos os requisitos daquela etapa estiverem cumpridos. Quase todo o papel foi eliminado na operação. Foi mantida em papel a proposta original assinada pelo cliente, em razão de sua validade jurídica.

A equipe da Remaza levou dois dias para colocar todo o processo na nuvem e um dia para validar. Com o fluxo definido, desenhado e validado na plataforma, a Vianuvem desenvolveu um manual em vídeo para treinar vendedores e as demais áreas envolvidas no uso da ferramenta online. O responsável de cada área recebeu treinamento presencial e compartilhou o conhecimento com suas equipes. 

Nos 21 dias seguintes, Ivete e um analista da Vianuvem acompanharam pessoalmente a implantação da plataforma nas concessionárias da Remaza e sanaram as dúvidas dos vendedores sobre o uso da ferramenta. Os três meses seguintes foram de maturação da ferramenta, já em operação, no processo de faturamento. Durante esse período foram feitos ajustes finos.

Quando o processo de maturação estava chegando ao fim, a Remaza enfrentou um problema. Os vendedores apresentaram resistência à nova forma de faturar o veículo, pois com a automatização do processo, eles tinham que preencher os formulários na plataforma (etapa que era feita manualmente pelo cliente), perdendo tempo de venda. Foi então que a empresa percebeu ter esquecido uma parte importante nesse processo de mudança – criar uma cultura digital e de inovação no negócio entre os seus colaboradores, habituados com a forma tradicional e burocrática de venda.

Para resolver o problema, foi feita uma reunião dos vendedores com os donos da Remaza e com o líder do projeto da Vianuvem, que explicaram a importância da modernização do processo para destacar a empresa no mercado altamente competitivo em um cenário de crise e sem perspectivas de melhoria no curto prazo. A partir daí, os vendedores passaram a aceitar e a usar a ferramenta. Hoje, quase dois anos depois da implantação, o processo digital já é visto como natural.

INTEGRAÇÃO COM O ERP

A segunda etapa do projeto foi iniciada em 2018, um ano após da migração do processo manual para o digital, com a integração do BPMS ao ERP da DMS. Até então, a emissão da nota de venda do veículo continuava a ser uma etapa semimanual. Depois que o processo de compra era todo realizado no BPMS, a pessoa responsável inseria os dados no ERP para a emissão da nota fiscal do veículo, que era, então, transformada em um arquivo PDF que seria enviado por e-mail para a plataforma da Vianuvem.

O objetivo da integração era eliminar essa intervenção manual. Por meio de uma API Web Service, a Vianuvem integrou sua plataforma ao ERP que é usado na Remaza. Com isso, o sistema integrado de gestão empresarial passou a receber o ok da plataforma para a emissão da nota e enviar a nota emitida à plataforma para finalizar o processo de compra e venda.

Depois disso, outros processos foram colocados no Vianuvem, como contratação de funcionários, controle de ponto dos funcionários, compras de insumos e contratos. Ao todo, 15 processos do Grupo Remaza estão sendo gerenciados pela Vianuvem dentro da plataforma de BPMS. Pelo uso da plataforma, a Remaza paga à Vianuvem uma mensalidade e pode criar quantos processos forem necessários para otimizar a gestão de seus negócios.

Hoje a plataforma é utilizada pelos 730 funcionários das concessionárias nos processos de vendas, faturamento, compras, contas a receber, tesouraria, contas a pagar e despachante.

RESULTADOS

A utilização do BPMS nas concessionárias do Grupo Remaza melhorou a comunicação entre os setores, integrando as áreas e otimizando o tempo de rotina das atividades dos colaboradores. Assim, por meio da centralização do faturamento de veículos, foi possível reduzir gastos, ter uma gestão mais ágil e eficiente, otimizar as vendas e oferecer uma experiência melhor de compra para os clientes, com processos menos burocráticos.

Com isso, a empresa conseguiu reduzir o tempo de faturamento dos veículos de 10 para 2 dias. Houve também, uma economia mensal de R$ 8.000 com custos de impressões e cópias de documentos e de R$ 20 mil com motoboys e malotes. Houve ainda redução de 50% da equipe do Financeiro e diminuição de 90% de juros e multas por atraso de pagamentos.

Além disso, a mudança possibilitou a aprovação de documentos por meio de um aplicativo ou de qualquer computador com acesso à internet, e os gestores passaram a auditar os processos à distância, facilitando a expansão dos negócios da empresa para fora de São Paulo. A possibilidade de acesso remoto também facilitou o trabalho dos despachantes. O vendedor imputa todas as informações no BPM e, por meio de uma fila de aprovações on-line, o veículo é liberado pelo despachante. Antes da implantação do BPMS, havia quatro despachantes alocados nas concessionárias para fazer a liberação dos veículos no Detran. Agora, apenas um.

Dessa forma, todo o fluxo de venda das concessionárias se tornou rastreável e ficou bem mais fácil monitorar e resolver erros ao longo do processo.

O GRUPO REMAZA

Há 54 anos, o Grupo Remaza opera cinco empresas que atuam nos segmentos de Consórcio de bens móveis e imóveis (Consórcio Remaza); Office Supply (Gimba); Concessionárias de veículos de duas rodas (Honda Moto Remaza) e quatro rodas (Chevrolet Primarca e Honda Daitan); Incorporação imobiliária (Zade Incorporadora); Locação de veículos (Qualicar); e Tecnologia [SGI Web] e B2B (Websupply).  Ao todo, a empresa emprega 3.500 pessoas, entre elas, dezenas de deficientes auditivos e portadores de Síndrome de Down.

Em parceira com a Federação Nacional de Educação e Integração dos Surdos (Feneis) e a Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais (Apae), investe em projeto social de integração do deficiente, proporcionando a essa parcela da população o pleno exercício de sua cidadania.

No segmento de concessionárias, onde este case se aplica, o grupo possui 21 lojas na capital e no interior de São Paulo com 730 funcionários.