Para consolidar as informações de relatórios processuais de suas 20 áreas de atuação em um único lugar, o escritório de advocacia de Curitiba integrou a plataforma de Power BI ao seu ERP jurídico. Acabou criando uma nova ferramenta que, além de fazer uma análise preditiva a partir de sua base de mais de 30 mil processos, possibilita uma abordagem mais assertiva e estratégica na prospecção de novos negócios e na gestão da carteira já existente


Por Gisele Ribeiro

A automação jurídica busca agregar diferentes tipos de recursos tecnológicos para aumentar a produtividade, reduzir custos, facilitar rotinas e ampliar a oferta de serviços dos escritórios de advocacia. Ela permite que atividades de suporte do advogado sejam executadas por um sistema jurídico capaz de organizar e integrar informações e processos para uma gestão mais inteligente do negócio. Tecnologias como inteligência artificial e internet das coisas, para citar algumas das mais recentes adotadas no meio jurídico, possibilitam não apenas automatizar tarefas rotineiras, mas realizar análises mais sofisticadas e assertivas, aumentando a competitividade de quem as adota.

Em 2005, o escritório de advocacia Küster Machado, de Curitiba, deu os primeiros passos rumo à Advocacia 4.0, pautada na tecnologia. Com escritórios em Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Paraná e São Paulo e representações na Suécia e na China, a empresa digitalizou toda a sua base de processos, com o objetivo de facilitar a consulta ao acervo por seu corpo jurídico. Instalou, na época, o sistema CPJ, que é uma espécie de ERP jurídico, e conseguiu otimizar o tempo no acesso a informações processuais, aumentar a produtividade, ter maior controle sobre prazos judiciais e de clientes, promover uma maior integração entre as diferentes áreas, levando a uma gestão mais coesa do escritório, fazer análise de desempenho e reduzir custos.

Em 2014, o Küster iniciou a implantação da intranet SharePoint, plataforma colaborativa que integra o Microsoft Office 365 e que centraliza o acesso às informações e aplicações da companhia. Pela intranet, advogados e demais colaboradores passaram a ter, de forma centralizada, acesso a comunicados internos e informações sobre o andamento de processos, bem como a um serviço de troca de mensagens sobre questões do escritório e casos, em um ambiente seguro e controlado. O projeto ficou a cargo da InfoWorker, empresa especializada em soluções para negócios baseadas em plataforma da Microsoft.

Segundo Filipe Küster, diretor de projetos do escritório de advocacia, à medida que a empresa foi conhecendo os recursos do Office 365, a tecnologia foi sendo adotada para outras funções, como compra de passagens aéreas e reembolso de despesas. No final de 2016, a empresa iniciou a versão 2.0 da automação de seus processos, com foco na estratégia de negócio. A empresa vende soluções jurídicas para vários segmentos e uma de suas especialidades é a gestão de volumes de processos.

DESAFIO E SOLUÇÃO

Com uma base de mais de 30 mil processos, a empresa queria centralizar o acesso às informações geradas pelos vários escritórios do Brasil e do Exterior. Até então, sempre que precisavam de alguma informação, eles tiravam relatórios separados por departamentos, em planilhas de Excel, e cruzavam os dados manualmente para, só então, fazer a análise estratégica das informações. Esse processo consumia muito tempo e nem sempre trazia o resultado esperado. Mais que isso, tirava o foco daquilo que era o mais importante, o pensamento estratégico.

Em uma conversa com a InfoWorker, sua provedora de soluções, a empresa optou por implantar o Power BI, plataforma de análise de negócios da Microsoft que poderia ser facilmente integrada ao CPJ e a outros módulos do Office 365 com o objetivo de coletar automaticamente os relatórios de qualquer departamento, fazer a consolidação dos dados e prover visualizações interativas e capacidades de inteligência de negócios a partir de uma interface simples, de modo que os usuários finais pudessem criar seus próprios relatórios, indicadores e dashboards.

De novembro de 2016 a fevereiro de 2017, dois profissionais da InfoWorker e três da Küster fizeram um levantamento dos relatórios disponíveis, das informações que deveriam ser retiradas e as que deveriam ser mantidas neles. Uma vez feito esse levantamento, a equipe conectou o Power BI ao CPJ, o que permitiria à ferramenta puxar e consolidar quaisquer quantidades e tipos de relatórios da empresa, criando os mais variados indicadores. O processo criado foi chamado de Jurimetria e acabou de se tornando uma ferramenta estratégica para a prospecção de novos negócios e a retenção e fidelização de clientes.

Uma das telas de dados consolidados no processo de Jurimetria do Küster Machado (Divulgação)

Uma das telas de dados consolidados no processo de Jurimetria do Küster Machado (Divulgação)

O Küster Machado foi o primeiro escritório do Sul do país a ter o acervo completo digitalizado. Seus processos têm todas as informações de que precisa, e seus clientes, muitas vezes, não sabem o motivo que os levou a perder ou ganhar esse ou aquele caso. A Jurimetria cruza os dados dos milhares de processos da base do Küster com os de juízes e varas, permitindo estimar o percentual de perdas e ganhos dos casos a partir da análise do perfil dos juristas e dos processos por eles julgados, indicando ao advogado o caminho que ele deve seguir no caso. Um processo em que, no modo manual de análise, os advogados tinham cinco ou seis variáveis, com a Jurimetria passou a ter inúmeras. Os advogados puderam traçar vários cenários possíveis em um caso a partir das informações combinadas em gráficos. Com isso, o Küster entrou na esfera da gestão da informação.

Para os clientes da Küster com muitos processos, essa análise estratégica se traduz em valores e ajudam a desenhar negócios. Dados brutos são transformados em informação específica altamente estratégica, e isso muda o jogo na gestão de contenciosos.

Quando a fase inicial de implantação foi concluída, em fevereiro de 2017, a InfoWorker treinou um usuário-chave de cada departamento no uso da ferramenta. O objetivo foi mostrar como usar, como se conectar nas bases, como trazer as informações das bases, como montar os relatórios, como manusear os dados e montar gráficos e indicadores. Esses usuários disseminaram o conhecimento para o restante da equipe.

Terminado o treinamento, o Power BI entrou em produção, e, até o final daquele ano, a equipe envolvida no projeto foi fazendo vários ajustes, à medida que os usuários finais utilizavam a ferramenta e identificavam pequenos problemas. Verificou-se, por exemplo, que, em alguns casos, os campos que não traziam informações ou não haviam sido preenchidos, não tinham a informação na fonte ou estavam com a informação errada. No final de 2017, a implantação da ferramenta foi concluída. Pelo menos a fase do objetivo inicial. Josney Lara, diretor de negócios da InfoWorker, diz que a aplicação do Power BI na Küster está sempre em evolução, pois possibilita a criação de infinitos indicadores e, por consequência, de análise de dados cada vez mais assertivas.

Do ponto de vista de infraestrutura tecnológica, a equipe optou pelo armazenamento híbrido. Parte das informações – os relatórios brutos – estão armazenadas nos servidores locais, da Küster, e só podem ser acessados de dentro da empresa. Os relatórios consolidados no processo de Jurimetria ficam armazenados na nuvem da Microsoft e podem ser acessados de qualquer dispositivo em qualquer lugar.

RESULTADOS

O diretor de projetos da Küster diz que o escritório ainda não parou para apurar os resultados quantitativos obtidos com a Jurimetria. Mas os qualitativos são facilmente pontuados:

  • Melhor eficiência na aprovação de processos;
  • Mais tempo dedicado à elaboração de estratégias precisas para seus clientes com base na análise do comportamento dos julgadores;
  • Encantamento dos clientes com os insights obtidos com a tecnologia, que permitem uma tomada de decisão mais assertiva;
  • Aumento da confiança dos clientes com os nossos serviços, em razão da qualidade da informação que dispomos com a ferramenta;
  • Aumento da credibilidade com as informações obtidas em tempo real e de forma dinâmica, já que a maioria dos escritórios ainda trabalha com planilhas em Excel.

O KÜSTER MACHADO

Inaugurado em 1989 pelos primos Milton Luiz Cleve Küster e Murilo Cleve Machado, o escritório Küster Machado – Advogados Associados está entre os 15 maiores do país, segundo o ranking Maiores e Melhores da revista Exame. Oferece soluções jurídicas multidisciplinares e abrangentes nas áreas contenciosa e consultiva em mais de 20 áreas jurídicas e de negócios.

O escritório ocupa uma posição de vanguarda no uso de tecnologia e da automação. Foi um dos primeiros do Brasil a obter a certificação ISO 9001 e a investir em softwares específicos para o meio jurídico. Responsável por aproximadamente 50 mil processos e mais de 60 clientes ativos, o KM se apoia na automação para oferecer maior rapidez no atendimento e mais segurança nas informações e processos.

Seu foco é atendimento nas regionais, com capilaridade. Seus cinco escritórios (Curitiba, Londrina, Florianópolis, Blumenau, São Paulo) atendem o país todo, e as duas representações no exterior (Suécia e China) são responsáveis pelos mercados europeu e asiático. Emprega 120 pessoas, 60 das quais advogados. Desses, 60% estão no escritório há mais de 5 anos.