A rede de lojas de departamento Riachuelo implantou em 2019 a ferramenta TaxRules para fazer o cálculo automatizado e a atualização tributária de todo o seu portfólio de itens de vestuário, perfumaria, eletrônicos e casa. Com isso, conseguiu estar em compliance fiscal e eliminar a possibilidade de autuações em decorrência de erros operacionais e de sistema não intencionais.


Há três anos, a rede de lojas de departamento Riachuelo investiu cerca de R$ 250 milhões em uma série de melhorias, como inteligência de distribuição, logística e produção, com o objetivo de atender melhor o cliente e tornar o negócio mais eficiente. Graças a essas mudanças e ao aumento do número de lojas e do portfólio de produtos, a companhia fechou 2018 com lucro líquido 113% maior que o do ano anterior e com faturamento de R$ 5 bilhões. Com a expansão, porém, a empresa passou a enfrentar um novo desafio: o compliance fiscal.

Como acompanhar as mudanças constantes da legislação fiscal e tributária brasileira, considerada uma das mais complexas do mundo? Desde a Constituição Federal de 1988, que estabeleceu que União, Estados e Municípios podem criar suas próprias regras para definição e recolhimento de impostos, o Brasil já editou mais de 6 milhões de normas tributárias. Em 2018 havia mais de 41 mil normas na base, e hoje são editadas cerca de 800 regras por dia, o que obriga o país a gastar anualmente uma média de 2.000 horas com o cumprimento das obrigações tributárias. Para uma empresa de varejo como a Riachuelo, que tem presença nacional e milhões de itens de vestuário, eletrônicos, perfumaria e casa no catálogo – sobre os quais incide uma série de impostos com alíquotas diferentes –, estar em compliance fiscal e tributário é um desafio e tanto.

O DESAFIO

Mensalmente, a Riachuelo emite 300 mil notas fiscais e recebe mais de 100 mil. Para cada item de seu catálogo, recebido ou vendido, a empresa tem que mapear a legislação para ver quais impostos e alíquotas incidem e poder apontá-los corretamente nas notas fiscais.  No caso de notas recebidas dos fornecedores, é preciso verificar se a NCM – Nomenclatura Comum Mercosul (espécie de identidade fiscal) de cada produto e seus respectivos impostos estão indicados corretamente. Caso haja alguma incorreção, a empresa tem que negociar com o fornecedor a reemissão da nota, e até que tudo esteja em ordem, a empresa não pode dar entrada na mercadoria, que fica parada. Tempo e dinheiro perdido e uma enorme possibilidade de ocorrência de erros humanos e sistêmicos não intencionais. Em uma operação de varejo, como é o caso da Riachuelo, a demora também reflete no atendimento ao cliente e nas vendas.

Até setembro do ano passado, todo esse processo era feito manualmente pelos 85 funcionários da área contábil da Riachuelo, que tinham que pesquisar na base de normas federais, estaduais e municipais o enquadramento fiscal de cada produto recebido ou serviço tomado. Levando-se em consideração que são 27 Unidades Federativas (UF) e 5.570 municípios, é possível ter uma noção da complexidade desse trabalho. Só com a classificação fiscal de um produto e a parametrização para todos as UF, levava-se, em média, 15 dias. No final de 2018, a empresa resolveu buscar no mercado uma solução robusta que pudesse ser integrada ao ERP e automatizasse esse processo de tributação de forma confiável, dando mais agilidade à entrada e saída de mercadorias e atendendo às exigências de governança fiscal. Optou por adotar o TaxRules, um software de cálculo com regras fiscais atualizadas desenvolvido pela Taxweb, empresa especializada em compliance fiscal e digital tax.

O software faz a validação tributária de cenários e nota fiscal eletrônica (entrada e saída), tem em sua base tabelas fiscais e cadastros atualizados em tempo real e realiza o mapeamento tributário, a classificação fiscal (NCM), a validação cadastral, o monitoramento da legislação e o cálculo automático do imposto com integração ao ERP. Além disso, traz boletins informativos que apontam as mudanças legais aplicáveis ao negócio.

A solução entrou em operação na Riachuelo em setembro de 2019 e possibilitou, de saída, um ganho operacional de 44%. Hoje a equipe da área contábil se dedica à inteligência do negócio, que é a estratégia tributária, e não mais à mera conferência de regras fiscais e aplicações cabíveis.

A IMPLANTAÇÃO

A implantação do TaxRules na Riachuelo levou 11 meses e envolveu 10 pessoas da Taxweb (consultoria, segurança da informação, fiscal e compliance) e 6 da varejista (compliance, fiscal, TI, contábil e compras) que optou por iniciar o projeto pelo processo de notas de entrada (notas de mercadorias e serviço). Depois de uma reunião inicial de alinhamento, em que foi apresentado o cronograma de implantação para saber se a ordem das entregas estava de acordo com a proposta de geração de valor da Riachuelo, a equipe iniciou a implantação pelo core de toda a operação da empresa, que é o produto e o seu cadastro no ERP da empresa, que no caso da Riachuelo é o SAP.

Para que o TaxRules faça o cálculo exato dos impostos e benefícios incidentes sobre determinada mercadoria, é necessário que o ERP envie a ele a pergunta correta. No caso, a pergunta é o código de identificação – o NCM, ou Nomenclatura Comum do Mercosul. Trata-se de um código federal obrigatório que vai na nota fiscal e é dado a todo e qualquer produto vendável, podendo render multa caso o contribuinte o indique erroneamente. Esse código identifica qual é o produto, a tributação incidente e a alíquota do IPI (Imposto sobre Produto Industrializado). A primeira fase do projeto, portanto, focou na classificação fiscal dos produtos, validando ou corrigindo o NCM de todas as mercadorias entrantes.

Paralelamente, a equipe fez o saneamento de cadastro com a finalidade de identificar fornecedor envolvido naquela operação (se indústria ou se atacado), pois a tributação muda em função da atividade indicada na transação. Exemplificando: se a Coca-Cola vende como indústria para o atacado, a tributação é uma. Se vende como atacado para o varejo, é outra. Se vende para o consumidor final, outra ainda. As contribuições e os benefícios que devem ser aplicados pelo TaxRules também dependem dessa informação. Ou seja, o software precisa saber se a identificação do produto e do fornecedor em uma transação está correta.

Passada a fase classificação fiscal, a equipe se dedicou a mapear todo o cenário tributário da Riachuelo para, segundo Cibele Carvalho, diretora comercial da Taxweb responsável pelo projeto, identificar os fornecedores que não entram nas regras gerais, pois têm acordos específicos com o poder público. Essas regras próprias, que só valem para aquele CNPJ, foram identificadas nesse mapeamento e parametrizadas na ferramenta, q  uando foi necessário.

Feito o levantamento das situações específicas e a inclusão na ferramenta, a empresa iniciou a fase de testes de cenários, que consistiu em parametrizar na área de teste cada operação fiscal da Riachuelo. Nesses cenários foram simuladas todas as combinações possíveis das operações da empresa nas 27 UF, com cada um de seus fornecedores. Paralelamente à fase de saneamento cadastral de produtos e fornecedores, foi feita a integração do TaxRules com o SAP por meio de API.

Ao final dessa etapa, foi iniciado o ciclo de testes funcional e tecnológico com cada uma das operações da Riachuelo para homologação da ferramenta integrada ao ERP. Quando os testes foram concluídos, em setembro de 2019, o software entrou em produção.

A implantação da solução oferece duas opções: a instalação da calculadora na nuvem do cliente ou na da Taxweb. A Riachuelo optou por contratar um servidor de alta disponibilidade na nuvem da Taxweb para garantir o funcionamento da ferramenta e, por consequência, de suas operações, 24 horas por dia, sete dias por semana, sem a preocupação em manter uma equipe de manutenção in house.

Durante o desenvolvimento do projeto não foram registrados atrasos no cronograma de implantação, pois o projeto era prioritário para a empresa e não concorreu com as atividades diárias da equipe, algo muito comum em implantações desse tipo. Após o saneamento de fornecedores, a Riachuelo orientou toda a equipe de compras para que ficasse atenta aos códigos dos produtos e de fornecedores, para que eles fossem indicados de forma correta a partir de então, o que poderia melhorar as margens e aumentar a sua competitividade.

RESULTADOS

Quando entrou em produção, logo de saída a ferramenta já deu à Riachuelo ganho na margem, uma vez que, após a revisão cadastral, muitos fornecedores mudaram a tributação da Riachuelo. Houve um ganho de eficiência operacional também (44%). Para cadastrar um produto e parametrizá-lo para todos os Estados no ERP, a empresa levava, em média, 15 dias, em função da limitação do número de usuários simultâneos no ERP. A TaxRules baixou esse prazo para 5 dias, pois faz isso automaticamente. A equipe, que antes fazia a atualização da legislação fiscal e verificava a classificação cadastral do produto e dos fornecedores manualmente passou a se concentrar em atividades estratégicas. Segundo Cláudia Ferreira, gerente de contabilidade da Riachuelo, a equipe passou a analisar os dados que o sistema começou a gerar e que antes não existia. Parte da equipe também foi alocada para outras operações, como o e-commerce.

Outro resultado positivo e que não dá para mensurar, segundo Claudia, foi o conforto com as informações geradas ao Fisco. Como tudo o que entra e sai dos centros logísticos passa pelo TaxRules, a empresa conseguiu eliminar as multas por infrações não intencionais que ocorriam no processo anterior, aprimorando, dessa forma a governança fiscal.

Agora a Riachuelo espera terminar a atualização de seu ERP para começar a segunda fase do projeto de compliance fiscal, que é implantar o TaxRules também nas notas fiscais emitidas, uma tarefa que, apesar de envolver 300 mil notas mensais, deve ser mais simples porque parte do problema já foi solucionada na primeira etapa.

A RIACHUELO E A TAXWEB

Fundada há mais de 70 anos como casa de tecidos, a Riachuelo é hoje uma das três maiores redes de lojas de departamento do país. Ela integra o Grupo Guararapes, que além da marca e das 300 lojas físicas, administra o e-commerce da marca, a financeira Midway, responsável pelos cartões de crédito da marca, as duas fábricas de roupas, os três centros de distribuição da Riachuelo (Natal, Fortaleza e Guarulhos), o Contact Center, a transportadora Casa Verde, o shopping Midway Mall (RN) e dois teatros. O grupo tem hoje 40 mil funcionários, 28 mil somente na operação Riachuelo.

A empresa pesquisa, desenvolve, fabrica e distribui moda para todo o Brasil e tem um portfólio de produtos diversificado nas categorias vestuário, eletrônicos, perfumaria e casa. Em 2018, mesmo com o país mergulhado na crise econômica, a varejista registrou faturamento de R$ 5 bilhões.

A rede tem sede em Natal, no Rio Grande do Norte, e foi fundada pelos irmãos Nevaldo e Newton Rocha em 1947, como uma loja de roupas. Quatro anos depois, ele inaugurou uma pequena confecção, em Recife, e adquiriu novos pontos de venda. Em outubro de 1956, os irmãos fundaram oficialmente a Guararapes e, dois anos mais tarde, realocaram a matriz para Natal, onde ela é mantida até hoje. Em 1979, o Grupo Guararapes adquiriu as cadeias de lojas Riachuelo e Wolens, expandindo sua atuação para o varejo têxtil.

Com 100% de sua produção destinada aos canais de venda físico e digital da Riachuelo, o Grupo mantém a gestão integrada de suas operações, fazendo com que a companhia seja a única no mercado a reunir as três vertentes de seu negócio: varejo, indústria e financeira. Assim, possibilita-se que o timing entre o desenvolvimento do produto e sua chegada ao consumidor final seja otimizado, ganhando em eficiência e competitividade.

A Riachuelo mantém parcerias com renomados estilistas nacionais e estrangeiros, como Karl Lagerfeld, Versace Oskar Metsavaht e Laa Rudge, para desenvolver coleções exclusivas para a marca.

Com a expansão dos negócios, a empresa passou a rever alguns processos internos, entre eles o de compliance fiscal descrito neste case.

Fundada em 2009, a desenvolvedora de software Taxweb é especialista em eficiência tributária e compliance fiscal. Seu portfólio de soluções visa à redução de custos, tempo e risco envolvidos no atendimento às exigências do Fisco. A empresa tem mais de 150 colaboradores, parte dos quais se ocupa da atualização em tempo real da base de normas tributárias existentes no país.

A empresa faz parte do Grupo Cassis, que tem como foco a tecnologia para a automatização de processos, tornando as pessoas mais produtivas. Entre as ferramentas que desenvolve está o TaxRules, a calculadora de tributos implantadas pela Riachuelo.