Para padronizar a inspeção de equipamentos alugados e tornar a tarefa mais ágil e confiável, a empresa de locação de geradores de energia adotou aplicativo que permite controle em tempo real da operação de campo, levando a uma economia de tempo de 200 horas por mês no processo.

O Brasil é um país que depende, essencialmente, de energia produzida por usinas hidrelétricas. Elas representam quase 70% da capacidade instalada em território nacional, mas em época de estiagem, com o nível dos reservatórios baixo, não conseguem atender à demanda. Quando isso acontece, o governo aciona as usinas térmicas, aumentando os custos de produção de energia e, consequentemente, as tarifas para o consumidor. O risco de apagões, comuns nessa época, paralisa a operação das empresas e provoca prejuízo em toda a cadeia produtiva.

Companhias dos setores alimentício, químico, siderúrgico, óleo & gás, telecomunicações, construção civil, infraestrutura e saneamento têm buscado a autogeração para garantir redução na conta de energia e a continuidade de suas operações durante as interrupções no fornecimento. Até mesmo as usinas de energia renovável (eólica e solar), essenciais para aumentar a capacidade instalada no país, precisam garantir a energia na fase de obras.  Para isso, recorrem à contratação de soluções temporárias, como os geradores.

Na década de 70, os geradores eram usados para abastecer áreas onde a energia elétrica convencional não chegava ou em projetos offshore, como plataformas de petróleo flutuantes. Hoje, eles são imprescindíveis para a viabilização de projetos e operação de empresas que atuam nos mais distintos segmentos ou que prestam serviços críticos. Imagine, por exemplo, um hospital ou uma indústria que opera em três turnos, sete dias por semana, sem um sistema de backup para eventuais falhas no fornecimento de energia – risco de morte para pacientes do hospital e prejuízo financeiro para a indústria, certamente.

O DESAFIO

A Tecnogera é especializada em soluções completas em energia temporária, incluindo implantação e operação de plantas de energia. Presente em todo o território nacional, ela provê soluções de locação de grupos de geradores, equipamentos de resfriamento e bancos de carga. A maioria das contratações de geradores da empresa é emergencial, quando acontece algum imprevisto envolvendo queda ou instabilidade na energia. Com o aquecimento do mercado de energia temporária, a empresa decidiu rever alguns de seus processos de modo a agilizar a manutenção dos geradores locados, garantir a confiabilidade dos equipamentos e atender melhor o cliente.

A revisão começou pelo processo de inspeção dos equipamentos alugados na entrada e na saída do cliente. Um levantamento inicial do fluxo revelou que um técnico de campo levava cerca de uma hora e meia para inspecionar o estado dos geradores na ida e na volta. O processo era todo manual e consistia em preencher o checklist em papel, fotografar o equipamento em vários pontos com uma câmera digital e coletar a assinatura de aceite do cliente. Preenchida a ordem de serviço, o técnico fotografava a página preenchida, juntava com as fotografias tiradas e enviava ao gestor por WhatsApp.

O gestor recebia o material, digitalizava todas as informações e só depois fazia a análise das condições do equipamento, comparando as fotos no momento da entrega e da retirada, antes de definir o que precisava ser feito, como o tipo de manutenção, as cobranças de franquia ou avaria, o cálculo de tempo em que o equipamento ficaria em reparo. Além disso, não havia padronização nas respostas do checklist nem nas fotos tiradas, o que tornava a análise dos dados mais lenta e a acurácia das informações questionável. Todo esse processo podia levar até uma semana, e ainda assim a empresa não conseguia obter dados estatísticos para melhor definir estratégias que aumentassem sua competitividade.

A SOLUÇÃO

A Tecnogera foi buscar no mercado uma solução para resolver esse problema. Queria, a um só tempo, agilizar o processo de inspeção, padronizar o checklist, aumentar a produtividade de campo e ter acesso a dados estatísticos confiáveis. Acabou por contratar a Produttivo, empresa de Curitiba que desenvolveu uma solução para gestão de operações externas baseada em nuvem. Com o aplicativo Produttivo, a Tecnogera eliminou o uso de papel no processo de inspeção, passou a ter respostas padronizadas e fotos mais assertivas dos equipamentos, controle em tempo real das atividades da equipe de campo e das inspeções e a acessar relatórios técnicos inteligentes, que facilitaram a análise das condições dos ativos da empresa, melhorando a competitividade.

O aplicativo entrou em produção nos processos de instalação, desinstalação, expedição e recebimento de equipamentos da Tecnogera em setembro de 2018, e sua implantação foi relativamente simples. Durante uma semana, dois técnicos da Produttivo e um da Tecnogera levantaram todo o fluxo de inspeção de equipamentos nesses quatro processos, identificando pontos falhos nas ordens de serviço, gargalos no caminho, correções necessárias e melhorias possíveis.

Em seguida, a equipe da Produttivo criou os formulários das ordens de serviço no aplicativo, eliminando o papel, e padronizou as fotos, indicando ao técnico os pontos e os ângulos dos equipamentos que deveriam ser fotografados, os campos do form para inserir as imagens. As respostas de campo aberto foram transformadas em respostas também padronizadas, de múltipla escolha.

Terminada a modelagem dos formulários, a Produttivo treinou, via videoconferência, a equipe de campo e os gestores sobre o uso da ferramenta. Em seguida, iniciou um piloto de 30 dias. Durante esse período, a equipe pôde testar a ferramenta e apontar possíveis melhorias, que, quando pertinentes, eram acrescentadas. Do seu lado, os gestores passaram a ter um controle maior de todo o processo: desde o tempo de duração de uma inspeção até a condição do equipamento vistoriado. Tudo em tempo real. Assim, quando um colaborador que está no Rio Grande do Norte, por exemplo, faz uma inspeção de devolução, o gestor não precisa esperar uma semana para ter essas informações. Ele acessa o relatório em tempo real e consegue fazer a comparação do estado do equipamento na entrega e na retirada, podendo emitir a cobrança de imediato caso encontre avarias.

Exemplo do formulário de inspeção no aplicativo (Crédito: Reprodução)

Como o aplicativo emite alertas para os casos de não conformidade, o gestor tem maior controle sobre os ativos. Isso agiliza o processo de manutenção dos equipamentos e melhora a gestão do negócio.  No modo manual, a não conformidade podia passar despercebida durante a análise das informações pela falta de padronização das respostas e das fotos. Quando o alerta é acionado, o aplicativo utiliza a metodologia 5W2H, que consiste em responder a sete perguntas essenciais: O que será feito; Por que será feito; Onde será feito; Quando; Por quem; Como; e Quanto vai custar. Com estas respostas em mãos, o gestor tem um mapa de atividades que ajuda a seguir todos os passos relativos ao ponto de alerta, de forma a tornar a execução do serviço muito mais clara e efetiva.

A 5W2H é muito utilizada na execução e, sobretudo, no controle das tarefas de uma empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, uma vez que define a atribuição de cada um dos colaboradores envolvidos no processo, gerando ganhos de produtividade.

Segundo Anderson Andreatta, diretor comercial da Produttivo e um dos responsáveis pelo projeto da Tecnogera, em fases de implantação de novas tecnologias para processos internos, é comum que a aplicação das soluções enfrente resistência por parte dos colaboradores (como aconteceu com a equipe de vendas da Remaza). No entanto, essa resistência não foi observada na Tecnogera. A camada operacional passou a enxergar valor na ferramenta, pois muitas vezes não sabia o que colocar no checklist em papel ou de que forma tinha que fotografar o equipamento para registrar o seu estado. O colaborador, sabendo que o gestor está acompanhando a inspeção em tempo real, passou a gerenciar melhor o seu tempo, fazendo as inspeções de modo muito mais rápido e sabendo que a informação é de qualidade.

Os relatórios ficam armazenados na nuvem da Produttivo e podem ser acessados por meio de smartphones, tablets e computadores.

RESULTADOS

Em produção desde setembro de 2018, o aplicativo trouxe para a Tecnogera ganhos reais:

  • Economia de 200 horas por mês nos processos de inspeção de equipamentos locados. O tempo para preenchimento de um relatório de inspeção caiu de 1h50min para 20 minutos;
  • Aumento da produtividade e da eficiência dos colaboradores. O tempo de início e de término de cada inspeção é registrado automaticamente pelo aplicativo, e o técnico consegue cumprir a agenda diária de inspeções;
  • Informação assertiva de qualidade. O aplicativo traz os dados detalhados das inspeções, possibilitando ações imediatas dos gestores;
  • Produção e compartilhamento de relatórios automáticos. Ao término da inspeção, o aplicativo envia para os responsáveis pelo segmento, incluindo o cliente, o documento de inspeção;
  • Acesso ao histórico dos equipamentos e a dados estatísticos. Isso permite identificar o tipo de falha ocorrida, a frequência dos defeitos, as localidades em que surgem mais defeitos, por exemplo. Dessa forma, a empresa consegue fazer uma abordagem estratégica para o problema;
  • Análise de dados com base em informações confiáveis. O setor administrativo pode verificar a situação do ativo e planejar seu negócio estrategicamente;
  • Cobrança de tarifas excedentes sem contestação do cliente. O aplicativo permite ao cliente comparar as condições do equipamento na entrada e saída, pois os relatórios mostram os dois momentos de forma clara e sem possibilidade de erro.

Atualmente, a Tecnogera usa o aplicativo em 40 smartphones, mas irá ampliar para 150 ainda neste ano, quando migrarem para a aplicação os processos de manutenção preventiva, ordem de serviço interna e visita técnica. Depois que todos esses processos estiverem no aplicativo, a empresa vai integrar a ferramenta ao seu sistema de gestão (ERP) com o intuito de automatizar o processo de cobrança da cláusula de franquia – que é quando o cliente ultrapassa as horas de geração de energia contratadas.

A TECNOGERA E A PRODUTTIVO

Fundada em 2006 e presente em todo o território nacional e na América Latina, a Tecnogera é uma empresa brasileira especializada em soluções completas em energia temporária, incluindo locação de equipamentos e implantação e operação de plantas de energia. Sua frota de equipamentos, constantemente atualizada para utilizar menos combustível e prover mais energia, é considerada uma das mais modernas do país. Tem entre seus principais clientes empresas dos setores de óleo & gás, mineração, energia renovável, comércio & serviços, indústria, eventos e construção civil. Desde 2014, a Tecnogera conta com a sociedade do Pátria Investimentos, um dos maiores gestores de investimentos em infraestrutura do país.

A Produttivo é uma startup fundada em 2016 com a criação do aplicativo de mesmo nome e com foco no atendimento de empresas de pequeno e médio portes. A ferramenta tem mais de 350 clientes ativos e reduz pela metade o tempo e o dinheiro gastos com relatórios relacionados a inspeções e manutenções. Recentemente, o crescimento acelerado e o potencial de negócios demonstrados levaram a Smart Money Ventures a investir R$ 1 milhão na empresa. A injeção de capital deve consolidar a startup curitibana como o principal player brasileiro em automação de equipes de campo.