Tribunal de Justiça da Bahia adota solução de captura em áudio e vídeo que dá mais agilidade ao registro das sessões de julgamento do 2º grau, reduzindo o tempo de transcrição de três meses para 72 horas e a edição de áudio de 5 horas para 2 minutos. Projeto ganhou o Prêmio PMI Bahia Melhores do Ano.

Por Gisele Ribeiro

No final de 2018, o Poder Judiciário registrou queda significativa no número de processos em tramitação no país. Foram 78,7 milhões, contra os 79,6 milhões do ano anterior. O tempo médio de julgamento de processos antigos, segundo dados do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), também caiu – de 5 anos e 6 meses em 2015 para 4 anos e 10 meses em 2018. Os números constam do relatório 2019 do CNJ e mostram um esforço do sistema judiciário para se tornar mais eficiente.

Em 2015, somente no Tribunal de Justiça de São Paulo, o maior do mundo, eram aproximadamente 25 milhões de processos tramitando, e outros 85 milhões finalizados precisavam ser armazenados, ocupando muito espaço físico e consumindo cerca de R$ 40 milhões ao ano. As dificuldades de manuseio e logística desse “acervo” acabava levando à morosidade judicial, realidade não apenas de São Paulo, mas dos tribunais de Justiça de todo o país.

Na última década, a adoção da tecnologia promoveu uma transformação digital com o objetivo de tornar a Justiça mais célere e transparente. Processos físicos vêm sendo substituídos pelos digitais, dando mais eficiência em quase todas as etapas da tramitação de um caso. Atividades burocráticas, como anexar documentos, carimbar, assinar e distribuir as peças vêm sendo eliminadas paulatinamente, e a automação dessas rotinas gera um ganho de eficiência de mais de 70%.

Uma pesquisa realizada pela Softplan no Poder Judiciário mostrou que a adoção da automação reduziu em 47% o congestionamento dos processos, aumentou em 87% o índice de atendimento a novos casos e incrementou em 50% a produtividade dos magistrados. Além dos benefícios operacionais, a transformação digital no Judiciário ainda tem impactos ambientais e econômicos.

De acordo com o CNJ, em 2018 foram abertos 20,6 milhões de novos processos eletrônicos (93,5% do total) no país. Para produzir os 46 milhões de quilos de papel que teriam sido utilizados nesses processos no modelo analógico, seriam necessários 690 mil árvores e 1,5 milhão de m3 de água – quantidade suficiente para abastecer uma cidade de 27 mil habitantes por um ano.

Do ponto de vista econômico, a celeridade garante um ganho de 14% na produção nacional, 10% no nível de investimentos no Brasil e 10% de redução na taxa de desemprego. Todo um ecossistema judicial vem se formando com a transformação digital. São startups e novos modelos de negócios que desenvolvem soluções tecnológicas para diversas áreas, gerando milhares de empregos e contribuindo para a desburocratização do Judiciário.

DESAFIO

Uma dessas empresas focadas na digitalização da Justiça foi a responsável pelo projeto de modernização implantado pelo Tribunal de Justiça do Estado da Bahia. Classificado pelo CNJ como tribunal de médio porte, o TJBA recebe cerca de 1,34 milhão de novos casos por ano, tem 13.400 servidores e 582 magistrados. Mas, se comparado a outros tribunais do país, o TJBA estava atrasado no processo de transformação digital.

Os equipamentos para registro das sessões estavam obsoletos, e a maior parcela do tempo dos operadores de áudio e das taquígrafas era consumida na transcrição desses registros físicos, o que levava à morosidade dos processos. O desafio, portanto, era modernizar as atividades, prestar um serviço mais ágil e melhorar as condições de trabalho dos servidores e colaboradores.

Até então, as sessões eram gravadas em áudio, e a revisão da transcrição era feita em meio físico. Para ter acesso a essas transcrições, os advogados e as partes solicitavam o áudio ao setor por meio de petição. Recebida a petição, a equipe do setor ouvia todo o áudio da sessão para localizar o ponto pedido pelo advogado e transcrevê-lo.

O TJBA precisava de uma solução para captura, edição, automação, transcrição e indexação digital de áudio e vídeo das sessões de julgamento do 2º grau e que contemplasse:

  • A instalação do sistema de áudio e vídeo nos salões e galerias do Tribunal Pleno (antigo e novo), nas salas das sessões 1, 3 e 4 e no Auditório;
  • A transmissão ao vivo das sessões via áudio e vídeo;
  • A disponibilização do áudio e do vídeo, com sistema de indexação para consulta por processo, após as sessões;
  • A revisão automática simultânea das transcrições;
  • A disponibilização dos áudios no site institucional do tribunal; e
  • A solicitação da transcrição do processo ou o download do áudio pelo site, sem a necessidade de petição, mas mediante o pagamento de uma taxa.

 

O projeto previa a implantação de infraestrutura, passagem de cabos, instalação de equipamentos de áudio e vídeo, hardware de armazenamento e conectividade e programação nas salas de sessões. No Auditório, além desses, o cabeamento de microfones e pontos HDMI, a instalação de equipamentos de sistema de microfones e a reprogramação da cabine de som.

A SOLUÇÃO

Em 2018, por iniciativa do setor de Taquigrafia, hoje Coordenação de Gravações e Registros, o TJBA abriu licitação para a contratação de uma empresa que resolvesse o problema. A Seal Telecom, multinacional brasileira especializada em soluções para transformação digital de empresas e do Judiciário, venceu a licitação com seu sistema Seal Conecta, que atendia a todos os requisitos do TJBA.

O Seal Conecta foi desenvolvido para ambientes de missão crítica, como tribunais e delegacias, em que as rotinas de tarefas não podem sofrer falhas ou interrupções. A solução é considerada uma das mais modernas do mundo para gravação, indexação, armazenamento, transcrição e distribuição de audiências.

Com oito módulos que podem atender necessidades específicas da Justiça brasileira, como distribuição de gravações para acesso restrito, realização de audiência por meio de videoconferência e transcrição automática de áudio para texto, a solução pode ser integrada a todos os bancos de dados e sistemas judiciais eletrônicos.

Uma de suas características é a segurança das gravações em áudio e vídeo. O software anexa as gravações a um certificado digital contra violação e permite o armazenamento em: infraestrutura própria no local de gravação, em servidores, na nuvem ou nas três opções simultaneamente.

IMPLEMENTAÇÃO

Sob a coordenação da servidora Ive Alencar, do TJBA, e liderança técnica de Christian Gonzalo Escudero, da Seal, o projeto utilizou a metodologia de gerenciamento PMI (Project Management Institute) com documentação feita no Microsoft Project. O projeto começou a ser implantado em fevereiro de 2019 e deveria ter sido concluído em dois meses, mas durante a instalação dos equipamentos, foram encontrados os seguintes problemas:

Auditório: a infraestrutura existente no Tribunal de Justiça não atendia aos requisitos para a implantação dos microfones. Foi necessário que o TJBA realizasse uma reforma no piso do local. A reforma adicionou 22 dias ao cronograma inicial.

Cabine de som do auditório: A reforma do piso também englobou a cabine de som do auditório, e a Seal teve que desinstalar o sistema de som que havia sido instalado, para evitar que o pó da construção danificasse os equipamentos. Terminada a reforma, a empresa reinstalou o sistema. Esse processo adicionou 32 dias ao projeto original.

Liberação para retorno da instalação no auditório: A vistoria da obra e liberação do auditório para a instalação do sistema de captação de áudio e vídeo adicionou mais 1 dia ao cronograma.

Outro problema enfrentado durante a implantação do projeto, mas que não chegou a afetar o cronograma,foi uma infiltração de água na sala do Tribunal Pleno Novo, que ocasionou a queima dos keystones que haviam sido instalados. A Seal teve que refazer toda a rede de cabos para que os equipamentos funcionassem.

Por tudo isso, houve um atraso no cronograma de quase cem dias.

RESULTADOS

O novo sistema entrou em operação no final de agosto. Hoje já é possível acessar o conteúdo audiovisual das sessões, ao vivo, diretamente pelo site institucional. Ao final das sessões, os vídeos permanecem disponíveis e, a qualquer tempo, podem ser visualizados sem a necessidade de solicitação. Quando o usuário desejar o download do arquivo, pode fazer o pedido pelo site, pagando uma taxa. O link para download do arquivo é encaminhado ao solicitante por e-mail. As partes, portanto, não precisam mais comparecer ao tribunal para pedir e pegar os registros.

Em cinco meses de funcionamento, o projeto já rendeu bons resultados. O TJBA vem registrando uma diminuição crescente dos pedidos de transcrição e de áudio. Em 2016 foram 348 transcrições e 468 áudios; em 2017, 302 e 617; em 2018, 225 e 373; e em 2019, 146 e 557.

A diminuição de pedidos de transcrição gerou uma economia significativa de papel, uma vez que as notas eram impressas para serem enviadas à revisão dos desembargadores. Em 2016, o TJBA gastava 52 resmas de sulfite somente com a impressão das transcrições. Após a implantação do projeto, o consumo caiu para apenas 20 resmas.

O tempo de edição de áudio variava entre 30 minutos e o tempo da sessão de julgamento (de 4 a 6 horas). O operador tinha que ouvir toda a sessão para identificar o processo a ser editado. Com o novo sistema, que faz a indexação automática durante a gravação e auxilia a identificação do ponto exato, o tempo de edição varia de 2 a 10 minutos.

O tempo da equipe de taquigrafia também foi otimizado. Antes, as taquígrafas tinham que acompanhar as sessões de julgamento pessoalmente para fazer as anotações taquigráficas e depois transformá-las em texto. Agora, elas podem fazer o acompanhamento remoto e utilizar o arquivo audiovisual para degravar as sessões com as ferramentas do sistema.

O tempo das transcrições também caiu. Uma sessão do Tribunal Pleno, por exemplo, levava entre 10 e 40 dias para ser transcrita. Hoje, apenas 72 horas. E quanto mais intimidade os servidores do tribunal estabelecem com a tecnologia implementada, mais ganhos são obtidos. Para facilitar o trabalho das secretarias das câmaras e advogados, foram adicionados ao sistema cronômetros que marcam o tempo disponível para as sustentações orais.

A modernização no registro de julgamentos rendeu ao TJBA o Prêmio PMI Bahia Melhores do Ano na categoria Melhor Projeto.